Es gibt zig Gründe, warum Bewerbungsschreiben diskret behandelt werden sollten, doch genau dabei gibt es auch eine rechtliche Grauzone:
„Diskret“ heißt, so die Arbeitsrechtsexperten, dass nur Mitarbeiter am Bewerbungsprozess (und unter Einsichtnahme der Bewerbungsmappe) am Bewerbungsverfahren beteiligt werden, die direkt mit der Wahl des Bewerbers zu tun haben – also Personalreferent, Betriebsrat, Abteilungsleiter und Geschäftsführer.
Jeder, der die Bewerbungsunterlagen sieht, ist zur Diskretion verpflichtet, doch in der einen oder anderen Bewerbung kann ein deutlich formulierter Hinweis dennoch nicht schaden.
Im Bundesdatenschutzgesetz ist das Schweigen verankert. Darin steht (sinngemäß), dass bei „sensiblen“ Daten, worunter die Unterlagen in der Bewerbungsmappe in jedem Fall fallen, nur diejenigen Einsicht nehmen dürfen, die unbedingt müssen. Zwar werden in der Praxis immer häufiger auch Fälle laut, in denen künftige Kollegen die Möglichkeit haben, dem Bewerber in einer Fragerunde auf den Zahn zu fühlen, doch dafür sind in aller Regel nicht die privaten Daten aus dem Bewerbungsschreiben nötig – die später ohnehin in der gut verschlossenen Personalakte landen.
Exkurs: Fehler im Datenschutz sind keine Kavaliersdelikte
Zwei wahrlich haarsträubende Geschichten wurden vor einigen Jahren bekannt: Eine Frankfurter Firma versuchte via Online-Auktionshaus 500 vermeintlich leere, aber gebrauchte, Bewerbungsmappen loszubekommen – doch darin steckten teilweise noch Bewerbungsunterlagen. Der Käufer übergab die Unterlagen an die „Frankfurter Rundschau“. Wenige Tage später vermeldete die Mainzer Zeitung den Fund von Bewerbungsunterlagen und Lohnsteuerkarten im Altpapiercontainer. Kein Fauxpas, sondern eine Zuwiderhandlung gegen das Gesetz. Bis zu 300.000 Euro Strafe könnten nämlich einem Arbeitgeber drohen, der die Bewerbungsunterlagen nicht ordnungsgemäß schützt. So gilt auch, dass Bewerbungen nur hinter verschlossenen Türen gelagert werden dürfen.
Online wird das Problem noch viel gravierender, denn eine Bewerbung, die „schnell mal per E-Mail“ weiterverschickt wird, wird quasi weiterverbreitet. Sind die Rechner und Ablageorte nicht entsprechend geschützt, könnte das schon zur Strafe führen. Nach zwei bis drei Monaten nach der Besetzung der Stelle sollten die Unterlagen vernichtet werden (wenn keine Klage im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes erhoben wurde). Gelöscht werden müssen dann alle (!) Kopien. Um die Gefahr der E-Mail-Weiterleitung zu bannen, ist eine Bewerberdatenbank empfehlenswert, die nach Rechten strukturiert ist und partiell Zugang gewähren kann, ohne die sensiblen Daten weiterzureichen.
Ich bitte um Diskretion, weil …
Wie im gesamten Bewerbungsverlauf gilt auch hier: Wer offen erklärt, warum er eine bestimmte Bitte an den potentiellen Arbeitgeber richtet, der kommt auch zum Ziel. Das folgende Beispiel könnte eine besondere Form der Diskretion rechtfertigen:
Der Bewerber befindet sich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis, möchte sich aber neuorientieren oder weiterentwickeln und bewirbt sich. Grundsätzlich kann der aktuelle Arbeitgeber dies gar nicht verhindern, jedoch wird die Zusammenarbeit nicht gerade angenehm, wenn der Arbeitgeber weiß, dass er bald eine Stelle zu besetzen hat. Richtig unangenehm kann es hingegen sogar werden, wenn der Arbeitnehmer eine Stelle bei der Konkurrenz anstrebt. Doch was soll er in dieser Situation in die die Bewerbung schreiben, um auf Nummer sicher zu gehen?
Die sicherte Variante ist der Sperrvermerk. Diesen gibt es beispielsweise auch bei Pressemitteilungen, wenn diese zwar schon an die Medien verschickt werden, aber vor einem bestimmten Veröffentlichungsdatum nicht publik gemacht werden dürfen. Achtung: Bewerber bitten nicht um Diskretion (zumindest nicht explizit mit diesem Wort), sondern haben bei der Wahl der passenden Formulierung diese Möglichkeiten:
- Gleich im Betreff steht „Sperrvermerk“ oder „Bitte vertraulich behandeln – Bewerbung als ___“.
- Im (fett gedruckten) Schlusssatz steht: „Da ich mich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befinde, bitte ich Sie, diese Bewerbung vertraulich zu behandeln.“
So verhindern Sie, dass der neue Arbeitgeber mit dem Noch-Arbeitgeber in Kontakt tritt. Um jegliche Möglichkeit der Kontaktaufnahme zu vermeiden, können sie auch den Namen Ihres Arbeitgebers ganz aus den Bewerbungsunterlagen verbannen. Aber das birgt auch Gefahren, denn nur wenige Arbeitgeber kaufen die sprichwörtliche „Katze im Sack“. Natürlich könnte dieser durch clevere Recherche ausfindig gemacht werden, jedoch unterstreicht das noch einmal Ihre Intention, dass die Bewerbung diskret zu behandeln ist.
Achtung: Das könnte Sie verraten!
Übrigens kann nicht nur der künftige Arbeitgeber zum „Verräter“ werden, denn es gibt auch in Ihrem Verhalten Hinweise auf eine „Wechselbereitschaft“. Lange Mittagspausen, heimliche Telefongespräche und ein sichtlich veränderter Dresscode können ganz schön auffällig sein.
- Tipp: Wer „heimlich“ sucht, sollte dies nach Feierabend tun.
Bewerbungsunterlagen und Kopien der Stellenanzeigen auf dem firmeneigenen Rechner zu speichern oder auszudrucken ist ein absolutes No-go.
- Tipp: Halten Sie die Unterlagen (für Nachfragen) auf Ihrem privaten Smartphone bereit oder als Ausdruck in Ihrer privaten Handtasche – mit geschlossenem Reißverschluss, versteht sich.
Im Bewerbungslauf gilt: Taten zählen mehr als Worte. Wer also kündigt, ohne den neuen Arbeitsvertrag unterschrieben zu haben, riskiert, arbeitslos zu werden. Das macht natürlich wenig Sinn.
- Tipp: Geduldig sein und einen kühlen Kopf bewahren. Gekündigt wird erst, wenn der neue (geprüfte) Arbeitsvertrag von beiden Seiten unterschrieben ist.
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